Một số hệ thống xuất bản trực tuyến đáng chú ý với các tạp chí khoa học ở Việt Nam

Để cải thiện và nâng cao chất lượng giao tiếp học thuật với các nhà khoa học trên toàn thế giới, một hệ thống quản lý bản thảo chuyên nghiệp là điều kiện đầu tiên giúp các tạp chí đảm bảo chất lượng, quy trình xuất bản học thuật, hội nhập quốc tế. Bài viết này sẽ giới thiệu tới các hệ thống xuất bản học thuật trực tuyến (dành cho các tạp chí khoa học) như một kênh tham khảo. Các tạp chí khoa học ở Việt Nam có thể tiếp cận, phân tích và lựa chọn phù hợp với điều kiện cụ thể của mỗi tạp chí.

Bepress: bepress (https://www.bepress.com) là hệ thống xuất bản tạp chí được các giáo sư luật tại UC Berkeley ra mắt vào năm 1999, bao gồm Robert Cooter. Hệ thống này cung cấp Digital Commons, một giải pháp xuất bản trả phí. Tính đến tháng 7 năm 2018, hệ thống này được khoảng 500 tổ chức sử dụng, chủ yếu là các thư viện đại học và nhà xuất bản đại học. Hệ thống này đã được Elsevier mua lại vào tháng 8 năm 2017 và tiếp tục cung cấp các dịch vụ có giá trị gia tăng kết hợp với Scopus hoặc Plum Analytics của Elsevier, đồng thời duy trì mô hình định giá hiện tại.

Hình 1. Hệ thống Digital Commons của Nhà xuất bản Elsevier

Nhiều nhà khoa học muốn xuất bản tạp chí trong lĩnh vực nghiên cứu của họ, nhưng các nhà xuất bản thương mại lại không muốn xuất bản tạp chí trong các lĩnh vực mới hoặc chuyên ngành. Để đáp ứng nhu cầu của những khách hàng này, Digital Commons hỗ trợ giảng viên và sinh viên xuất bản tạp chí của họ thông qua các kho lưu trữ của tổ chức. Hệ thống này cung cấp quy trình làm việc linh hoạt, bao gồm đánh giá ngang hàng ẩn danh và báo cáo phân tích trích dẫn và sử dụng chi tiết cho tác giả và biên tập viên. Nó cung cấp xu hướng chi tiết về từ khóa tìm kiếm, tìm kiếm theo khu vực, số lượng độc giả theo chủ đề, xu hướng sử dụng theo thời gian, v.v. Hệ thống này hỗ trợ các tập dữ liệu và phương tiện truyền phát trực tuyến, đồng thời tìm cách cải thiện khả năng hiển thị và ảnh hưởng của các tạp chí thông qua tối ưu hóa công cụ tìm kiếm qua Google Scholar. Nó cũng cung cấp các tùy chọn đăng ký linh hoạt, chẳng hạn như truy cập mở hoặc đăng ký trả phí. Mặc dù có hỗ trợ xuất bản tạp chí, Bepress không phải là hệ thống chuyên sâu để quản lý quy trình phản biện như Editorial Manager.

Hệ thống tạp chí mở PKP: Public Knowledge Project (PKP) là một sáng kiến ​​nghiên cứu phi lợi nhuận tập trung vào tầm quan trọng của việc công khai kết quả nghiên cứu được tài trợ công khai thông qua các chính sách truy cập mở và phát triển các chiến lược để thực hiện điều này. Ngay từ đầu, PKP đã xây dựng các nền tảng xuất bản, bao gồm OJS, OMP và OPS, sử dụng các nguyên tắc và cấp phép phần mềm nguồn mở và miễn phí (FOSS). Trong nỗ lực hỗ trợ xuất bản các tạp chí và sách truy cập mở, cũng như đăng bản in trước, PKP là một phần của hệ sinh thái xuất bản học thuật cung cấp cơ sở hạ tầng mở như khoa học sẽ được hưởng lợi từ các hệ thống như vậy.

Hình 2. Website của dự án Public Knowledge Project

Với hệ thống tạp chí mở (OJS, https://pkp.sfu.ca/ojs/), từ việc nộp bản thảo đến xuất bản và lập chỉ mục trực tuyến, nó hỗ trợ tất cả các giai đoạn của quy trình bình duyệt ngang hàng. Nó cũng cung cấp xuất bản và quản lý trực tuyến tất cả nội dung và mô hình đăng ký linh hoạt. Một quy trình xuất bản riêng biệt có thể được thiết lập theo yêu cầu của người dùng và có thể được cài đặt và sử dụng trên máy chủ của người dùng.

OpenJournalSystem.com được ra mắt vào năm 2013, cung cấp dịch vụ lưu trữ tạp chí cho các tổ chức và hiệp hội học thuật để thiết lập các tạp chí trực tuyến bằng phần mềm OJS miễn phí với mức phí khoảng 460 đến 900 đô la một năm. Dịch vụ này được chia thành dịch vụ lưu trữ OJS, tùy chỉnh, hỗ trợ, nâng cấp, đào tạo, lập trình và biên tập. OJS hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau, chẳng hạn như HTML, PDF, EPUB, âm thanh và video. Nó không chỉ cung cấp trang chủ bằng tiếng Anh mà còn cung cấp chức năng tìm kiếm và lưu trữ bài viết. Nó tích hợp các công nghệ xuất bản mới nhất như Google Analytics, do đó ngay cả những biên tập viên mới vào nghề cũng có thể dễ dàng xuất bản tạp chí. OJS là hệ thống phổ biến nhất trong số những người trả lời khảo sát, chiếm 56,8% phản hồi và khoảng 25% thư viện có hợp đồng với Berkeley Electronic Press.

ScholarOne: ScholarOne Manuscripts (https://clarivate.com/academia-government/training-support/scholarone-manuscripts/) là hệ thống quản lý bản thảo được các nhà xuất bản thương mại, hội học thuật, hiệp hội và nhà xuất bản đại học hàng đầu như Wiley sử dụng. Hệ thống này cung cấp tổng quan về trạng thái bản thảo và xác định các nút thắt cổ chai trong đó quá trình đánh giá ngang hàng bị trì trệ để quá trình đánh giá có thể diễn ra suôn sẻ. Hệ thống này cho phép biên tập viên phân công nhiệm vụ, gửi cảnh báo qua email và tạo điều kiện tìm kiếm dễ dàng trên web. Hệ thống này có thể thu thập dữ liệu và tệp ở nhiều ngôn ngữ và các tệp có thể được chuyển trực tiếp thành bản in PDF và HTML. Biên tập viên có thể nhận được báo cáo tổng quan đầy đủ ở định dạng chuẩn hoặc có thể dễ dàng tạo báo cáo của riêng họ. Hệ thống này cũng cung cấp một hệ thống trực quan cho phép biên tập viên tập trung vào công việc chất lượng giúp tăng giá trị của nội dung bằng cách giảm gánh nặng hành chính. Hơn nữa, hệ thống này cho phép biên tập viên tìm kiếm người phản biện thông qua cơ sở dữ liệu nội bộ hoặc các nguồn bên ngoài như Web of Science. Ngoài ra, hệ thống này còn cung cấp/tích hợp một công cụ đề xuất người phản biện tự động (Reviewer Locator) bằng cách sử dụng dữ liệu Web of Science. Tác giả có thể kiểm tra tất cả các yêu cầu cụ thể của tạp chí, chẳng hạn như định dạng tệp và giới hạn kích thước, khi nộp bài báo, hỗ trợ việc nộp bản thảo nhanh chóng.

Hình 3. Hệ thống ScholarOne Manuscripts của Clarivate

Editorial Manager

Editorial Manager (https://www.ariessys.com/) là hệ thống quản lý bản thảo thương mại hiện được nhiều nhà xuất bản như Wolters Kluwer, Springer Nature, BMC, Taylor & Francis, PLOS, v.v. sử dụng. Tác giả được hưởng lợi từ các tính năng nộp bài dễ dàng, tiết kiệm thời gian như Xtract, sử dụng trích xuất siêu dữ liệu tự động để điền trước các trường nộp bài bằng tài liệu bản thảo do tác giả tải lên. Tác giả cũng có thể sử dụng ORCID Single Sign On để đăng nhập vào nhiều trang web Editorial Manager chỉ bằng ID ORCID của họ. Tác giả có thể gửi bài nộp trực tiếp từ máy chủ bản in trước hoặc từ các ứng dụng soạn thảo bản thảo thường dùng như Overleaf hoặc ManuscriptsApp, có thể nộp bản thảo bằng cách dễ dàng thu thập siêu dữ liệu hoặc tệp và người phản biện có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu phản biện thông qua liên kết sâu an toàn mà không cần đăng nhập. Tích hợp với các đối tác như StatReviewer cho phép biên tập viên chia sẻ phân tích thống kê tự động với người phản biện. Có thể thiết lập nhận dạng người phản biện ORCID để tự động gửi hoạt động đánh giá ngang hàng vào hồ sơ ORCID của người phản biện.

Hình 4. Hệ thống Editorial Manager

Đối với biên tập viên, họ có thể sử dụng kiểm tra tính tương đồng và kiểm tra chất lượng tác phẩm nghệ thuật tự động. Các tài liệu tham khảo của bản thảo đã gửi được tự động liên kết đến CrossRef và PubMed và được định dạng lại theo phong cách của tạp chí đã gửi. Có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm người phản biện bằng cách tương tác với cơ sở dữ liệu Pivot của ProQuest. Có thể thuận tiện truyền các bản thảo bị từ chối và nhận xét của người phản biện đến các tạp chí hợp tác. Enterprise Analytics Reporting cung cấp hình ảnh trực quan nhanh về dữ liệu chính như trạng thái gửi bản thảo theo khu vực.

Có thể xuất bản thảo đã hoàn thành và tài liệu bổ sung sang hệ thống theo dõi sản xuất xuất bản như Production Manager hoặc xuất sang hệ thống xuất bản trực tuyến như PRE. Có thể quản lý quyền hạn của người dùng bằng cách phân chia vai trò chi tiết của biên tập viên như tổng biên tập, biên tập viên, biên tập viên phụ và quản trị viên. RightsLink và các nền tảng thương mại điện tử khác có thể được sử dụng để xử lý các khoản phí xử lý bài viết và khả năng tương tác Editorial Manager hỗ trợ tích hợp với các hệ thống tiêu chuẩn như ORCID, Ringgold, Funder Registry, JATS và CRediT.

Elsevier EVISE

Hệ thống EVISE (https://www.elsevier.com/editors/evise) là hệ thống xuất bản trực tuyến do Elsevier phát triển. Với một lần đăng nhập duy nhất cho tất cả các sản phẩm của Elsevier, người dùng có thể dễ dàng truy cập Scopus hoặc ScienceDirect mà không cần sử dụng thông tin đăng nhập riêng khi sử dụng EVISE. Hệ thống được thiết kế trực quan và thích ứng với các yêu cầu và mô hình sử dụng của người dùng, cung cấp tổng quan trực quan để biên tập viên có thể dễ dàng nhận ra những gì họ cần làm và thuận tiện để quản lý các bản thảo đang được đánh giá.

Hình 5. Hệ thống xuất bản trực tuyến EVISE do nhà xuất bản Elsevier thiết kế

Biên tập viên có thể tìm kiếm, mời và quản lý người phản biện chỉ bằng một cú nhấp chuột tối thiểu trên một màn hình. Khi nhận được bản thảo mới, một kiểm tra tính tương đồng sẽ tự động được thực hiện, cho phép biên tập viên xác định trực tiếp liệu một bài viết có bị đạo văn hay không. Biên tập viên có thể tạo và duy trì các thông báo tùy chỉnh dành riêng cho tác giả được sử dụng để thông báo cho tác giả về kết quả phản biện. Biên tập viên cũng có thể sử dụng các tính năng để hỗ trợ và quản lý các cuộc gọi đặc biệt. Biên tập viên có thể lọc người phản biện theo trạng thái lời mời và chọn giữa "tất cả người phản biện" hoặc "người phản biện của tôi". Nếu email của người phản biện bị trả lại, một thông báo cảnh báo sẽ được hiển thị khi tìm kiếm người phản biện này sau đó. Nếu bản thảo đã sửa đổi được đánh giá lại, thông tin về người phản biện trước đó sẽ được hiển thị. Biên tập viên có thể sử dụng các danh mục chủ đề mới của Elsevier (OmniScience) và công cụ khám phá của Scopus để tìm kiếm những người phản biện phù hợp.

So sánh và bình luận

Để thuận tiện cho tác giả, các hệ thống quốc tế cho phép sử dụng thông tin của từng tác giả, chẳng hạn như ORCID. Khi gửi bản thảo, tác giả có thể chỉ định đồng tác giả, tùy thuộc vào vai trò của người đóng góp. Tác giả có thể nhập trực tiếp từ khóa cho bản thảo hoặc chọn từ cơ sở dữ liệu được kiểm soát bằng từ khóa do tạp chí cung cấp. Trong trường hợp của EVISE và Editorial Manager, tác giả có thể xác minh trạng thái bản thảo trước khi hoàn tất việc gửi bài báo. Khi bản thảo đã nộp vượt qua quy trình phản biện, kết quả phản biện và nhận xét của biên tập viên có thể được gửi đến tác giả. Tác giả có thể phản hồi phản hồi của người phản biện, sau đó phản hồi này sẽ được tự động chuyển đến người phản biện hoặc đội ngũ biên tập.

Khi người phản biện được yêu cầu tiến hành đánh giá ngang hàng, họ có thể cho biết liệu họ có ý định thực hiện hay không. Ngoài ra, nếu họ từ chối yêu cầu đánh giá được đề xuất, họ có thể chỉ định người thay thế. Tác giả có thể yêu cầu hoặc từ chối người phản biện cụ thể với lý do chi tiết. Khi tải lại bản thảo có nhận xét của người phản biện, tệp sẽ tự động được ẩn danh để bảo vệ tính ẩn danh của người phản biện.

Trong hệ thống Editorial Manager, người phản biện có thể xem các tài liệu tham khảo trong bài báo đã nộp, có thể tự động truy cập thông qua PubMed và Crossref và có thể định dạng lại tài liệu tham khảo để phù hợp với quy định của tạp chí.

Đối với biên tập viên, các bài báo trong một giai đoạn cụ thể của quy trình phản biện có thể được xác định bằng màu sắc hoặc sắp xếp theo trạng thái đánh giá ngang hàng. Biên tập viên có thể tiến hành kiểm tra tính tương đồng và gửi email mời bằng cách đăng ký một người phản biện cụ thể. Nếu người phản biện đầu tiên từ chối phản biện, người phản biện tiếp theo sẽ tự động được mời. Hơn nữa, biên tập viên có thể quyết định chấp nhận hay từ chối các bài báo đã nộp bất kể trạng thái đánh giá ngang hàng của họ. Trong Editorial Manager, biên tập viên có thể đánh giá hiệu suất của người phản biện và kiểm tra hoạt động của họ đối với các tạp chí khác.

Hiện nay, có hai xu hướng chính đang được ghi nhận trong việc sử dụng các hệ thống này ở Việt Nam.

Thứ nhất, là sử dụng hệ thống OJS. Đây là một lựa chọn phù hợp với đa số các tạp chí, trong bối cảnh cần nâng cao chất lượng, chuẩn hoá quy trình xuất bản theo các tiêu chuẩn xuất bản học thuật, với chi phí vừa phải, ít nhất. Hiện nay, ở Việt Nam, có nhiều tạp chí khoa học sử dụng hệ thống PKP này để xây dựng, thiết lập hệ thống quản lí xuất bản của họ. Một số tạp chí có thể kể tới là Vietnam Journal of Education (https://vje.vn/index.php/journal), Tạp chí khoa học của Đại học Quốc gia Hà Nội, Tạp chí khoa học của Đại học Huế, Tạp chí Giáo dục (https://tcgd.tapchigiaoduc.edu.vn/index.php/tapchi), Tạp chí Khoa học trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (https://sj.hpu2.edu.vn/index.php/journal), Tạp chí Nghiên cứu khoa học và Phát triển, Trường Đại học Thành Đô * https://jsrd.thanhdo.edu.vn/index.php/khpt)…

Thứ hai, sử dụng các hệ thống xuất bản của các nhà xuất bản lớn, với các dịch vụ xuất bản học thuật uy tín, chất lượng, rất chuyên nghiệp, đầy đủ, với chi phí “khá cao” so với đa số các tạp chí ở Việt Nam. Chẳng hạn như một số tạp chí JABES (https://www.emeraldgrouppublishing.com/journal/jabes, thuộc Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh); tạp chí JED (https://www.emeraldgrouppublishing.com/journal/jed, của Trường Đại học Kinh tế quốc dân) đang sử dụng dịch vụ của Nhà xuất bản Emerald. Cũng có những hệ thống xuất bản trực tuyến được cung cấp với phí dịch vụ không quá đắt đỏ, nhưng nhìn chung, để sử dụng hết được tiện ích của các hệ thống này, chi phí cao là một thực tế. Các tạp chí khoa học trong nước cũng có thể được tư vấn bởi các chuyên gia của Igroup (https://www.igroupvietnam.com/) để nắm rõ hơn về các dịch vụ này, được cung cấp tại Việt Nam.

Một xu hướng khác nữa là các tạp chí tự xây dựng hệ thống xuất bản học thuật của riêng mình, không sử dụng các hệ thống sẵn có. Một số tạp chí như vậy có thể kể ra là Tạp chí Khoa học Giáo dục Việt Nam, của Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam (http://vjes.vnies.edu.vn/), … Tuy nhiên, khả năng phát triển, sự tiện lợi và các dịch vụ tích hợp sẽ là những thách thức trong hiện tại và tương lai của quá trình vận hành.

Nguyễn Trung, Vân An

Tài liệu tham khảo

Lowrie C, Holmes L. The evolution of web-based peer-review systems. Learn Publ 2008;21:300-6.Article

Hunter B. Moving open access to open source: transitioning an open-access journal into the open journal systems journal management system. Tech Serv Q 2010;8:31-40.Article

Han JY. The study on implementation of the web-based article submission management system and electronic database in the oceanographic journals. J Korean Soc Inf Manag 2007;24:343-65.https://doi.org/10.3743/KOSIM.2007.21.343.ArticlePDF

MacGregor J, Stranack K, Willinsky J. The public knowledge project: open source tools for open access to scholarly communication. Friesike S, Bartling S. Opening science. Cham: Springer; 2014:165-7.

Soon Kim, Hyungwook Choi, Nayon Kim, Eun Kyung Chung, Jae Yun Lee (2018). Comparative analysis of manuscript management systems for scholarly publishing. Science Editing 2018;5(2):124-134. https://doi.org/10.6087/kcse.137