Cách viết “Cover letter” gửi tới các tạp chí chất lượng cao

Thông thường, trừ một số không quá nhiều các tạp chí có yêu cầu gửi nhiều hơn 02 file trong khi submit bài báo khoa học, nói chung, mỗi tác giả liên hệ (người submit bài báo trên các hệ thống quản lí xuất bản tạp chí) đều phải chuẩn bị từ hai đến 3 file bao gồm: cover letter (thư gửi tới Ban Biên tập); Title pages (thông tin chung gồm tên bài báo, thông tin đầy đủ tác giả và cơ quan công tác, ORCID, …); và Manuscript (thường là without author infor – không có thông tin tác giả).

Khi viết cover letter: Đây là một cơ hội tuyệt vời để nêu bật cho người biên tập tạp chí biết điều gì làm cho nghiên cứu của bạn là mới, quan trọng và phù hợp với tạp chí bạn đang gửi. Thư này phải giải thích lý do tại sao công việc của bạn là hoàn hảo cho tạp chí của họ và tại sao nó sẽ được độc giả của tạp chí quan tâm.

Khi gửi bản thảo, cover letter được viết tốt có thể giúp bài báo của bạn đạt được giai đoạn tiếp theo của quy trình - được gửi đi tới những người bình duyệt (reviewer) đánh giá. Vì vậy, bạn nên dành thời gian suy nghĩ về cách viết cover letter hiệu quả.

Cụ thể, bạn đọc có thể lưu ý về cấu trúc nội dung (trong thư cần có) để soạn một cover letter tốt như sau:

+ Tiêu đề bản thảo của bạn

+ Tên tạp chí bạn đang gửi

+ Tuyên bố rằng bài báo của bạn chưa được xuất bản trước đây và hiện không được tạp chí khác xem xét

+ Mô tả ngắn gọn về nghiên cứu bạn đang báo cáo trong bài báo của mình, tại sao nó lại quan trọng và tại sao bạn nghĩ rằng độc giả của tạp chí sẽ quan tâm đến nó

+ Thông tin liên hệ của bạn và bất kỳ đồng tác giả nào

+ Xác nhận rằng bạn không có lợi ích cạnh tranh nào

Một số điều nên tránh:

+ Không nên chép phần tóm tắt của bạn vào cover letter, thay vào đó, hãy giải thích bằng từ ngữ của riêng bạn về tầm quan trọng của công trình của bạn, vấn đề đang được giải quyết và lý do tại sao bản thảo lại cần phải gửi tới tạp chí (chẳng hạn như là tạp chí uy tín, phù hợp với mục tiêu, phạm vi, …)

+ Không nên sử dụng quá nhiều thuật ngữ hoặc quá nhiều từ viết tắt.

+ Không viết với ngôn ngữ quá phức tạp mà chỉ nên viết đơn giản và dễ đọc.

+ Không nên viết quá nhiều, tối đa là 01 trang với mức khái quát cao.

+ Không nên có lỗi chính tả hay ngữ pháp (do đó, thư của bạn được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi).

Bạn đọc có thể tham khảo mẫu viết cover letter của Vietnam Journal of Education ( http://vje.vn/index.php/journal) tại đây.

---------------------------------------------------------------------------------------

Tài liệu tham khảo:

https://authorservices.taylorandfrancis.com/publishing-your-research/making-your-submission/writing-a-journal-article-cover-letter/

Biên tập: Lương Ngọc